7.1.2功能按钮

【工具按钮】

单据可分为两种状态：录入状态和查询状态。

• 单据录入状态。具体参见新增单据、修改单据。

• 单据查询状态。进入单据界面即为单据查询状态，不可用按钮置灰。

1新增单据

新增单据时，可以手工输入，也可以参照其它单据生成。具体采用何种方式新增单据，取决于企业采用的业务模式和参数设置。

【菜单路径】

• 各种单据菜单－单据工具栏〖新增〗按钮。
• 各种单据列表－单据列表工具栏〖新增〗按钮。

【操作说明】

• 单击〖新增〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。
• 手工输入单据表头和表体内容：直接录入或参照，录入物品后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。
• 修改栏目，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。
• 如果不想保存当前输入的单据，单击〖取消〗按钮，则取消当前新增的单据。
• 如果当前单据没有完整输入，但稍后仍想继续输入时，可点〖暂存〗来保存。
• 该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据。
• 未保存单据时，如按〖退出〗，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择〖确定〗，则不保存退出；如选择〖取消〗，则返回录入状态。
• 单据增加完毕，再重复前面的步骤，增加下一张单据。
• 当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖X〗，退出填制单据功能。

【注意事项】

• 在未保存前可以按〖取消〗按钮，放弃当前填制的单据。
• 在保存后可以按〖删除〗按钮，删除当前未审核的单据。

2修改单据

【菜单路径】

• 各种单据菜单－单据工具栏〖修改〗按钮。
• 在单据列表界面选择单据，双击进入单据界面进行修改。
• 在单据列表界面选择单据，点击〖修改〗按钮。

【操作说明】

• 在单据界面进行修改

1      从单据列表进入单据界面。

2      用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需修改的单据。

3      在当前单据，点击〖修改〗按钮，进入单据录入状态。

4      要删行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。

5      要增行，单击〖增行〗，即可新增一空白行。

6      要修改栏目，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

7      如果不想保存修改内容，单击〖取消〗按钮，则放弃当前修改的内容。

8      修改完成后，按〖保存〗按钮，保存本次修改的内容。

9      未保存单据时，如按〖退出〗，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择〖确定〗，则不做保存退出；如选择〖取消〗，则返回录入状态。

10      修改完当前单据，再重复2-8步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。

• 在单据列表界面选择要修改的单据

1      进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。

2      点击工具栏〖查询〗按钮，输入查询条件，按〖确定〗可查询出符合条件的单据列表记录。

3      将光标移到要修改的单据的任一行，点击〖修改〗按钮或双击该单据行进入该单据查询状态，进行单据修改，操作说明见上。

【注意事项】

下列情况下不允许修改单据，〖修改〗按钮置灰，不可使用。

• 已审核的单据。如要修改，则需将已审核的单据执行反审核。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，已被使用的单据不可反审核。如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作。

3保存单据

【菜单路径】

各种单据菜单－单据工具栏〖保存〗按钮。

【操作说明】

• 在新增、修改完单据后，点击〖保存〗按钮。
• 系统对单据输入进行合法性检查，检查不通过时单据保存不成功，并提示相关信息。否则保存成功。

4暂存单据

用户可以把录入一部分的单据暂存为草稿，下次有时间的时候接着录入。暂存的单据不允许审核，不可被后续业务引用。

【菜单路径】

各种单据菜单－单据工具栏〖暂存〗按钮

【操作说明】

• 在新增单据后，点击〖暂存〗按钮。
• 需要接着录入时，在单据列表，点击〖查询〗按钮，找到之前暂存的单据，点击〖修改〗按钮，继续录入，还可以继续暂存，也可以保存。
• 所有单据保存后不能再被暂存。

5复制单据

如果用户以前曾经录入过与目前将要填制的单据类似或完全相同的单据，可用复制单据功能，加快单据的录入速度。

【菜单路径】

各种单据菜单－单据工具栏〖复制〗按钮

【操作说明】

• 从单据列表进入单据界面。
• 用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需复制的单据。
• 在需要复制的单据界面，点击〖复制〗按钮，则系统自动复制一张单据，用户可修改单据内容。

6删除单据

【菜单路径】

• 各种单据菜单－单据工具栏〖删除〗按钮。
• 在单据列表界面选择单据，双击进入单据界面进行删除。
• 在单据列表界面选择单据，直接点击〖删除〗按钮。也可勾选多个进行批量删除。

【操作说明】

• 在单据界面进行删除

1      从单据列表进入单据界面。

2      用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需删除的单据。

3      在当前单据，点击〖删除〗按钮，系统提示：“确实删除该记录？”确定则删除单据，否则不删除单据。

4      删除当前单据后，再重复2-3步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。

• 在单据列表界面选择需要删除的单据

1      进入单据列表界面。

2      点击查询，输入查询条件，查询出符合条件的单据列表记录。

3      将光标移到要删除的单据行，点击〖删除〗按钮，进行逐行删除。也可勾选多个，可批量删除。

【注意事项】

用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据，如果单据确实不正确，可以修改该单据。下列情况下不允许删除单据，〖删除〗按钮置灰，不可使用。

• 已审核的单据。如要删除，则需将已的单据执行反审核。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，不可删除。如需删除，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作

7审核/反审核单据

在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其它单据参照或被其它功能、其它系统使用。单据审核后，可以反审核。

【菜单路径】

• 需要审核/反审核的单据菜单－单据工具栏〖操作〗－〖审核〗/〖反审核〗。
• 在单据列表界面双击单据记录，进入单据界面进行〖审核〗/〖反审核〗。
• 在单据列表界面－勾选多张单据－单据列表工具栏〖审核〗/〖反审核〗/〖审核所有页〗/〖反审核所有页〗。

【操作说明】

• 在单据界面进行审核/反审核

1      从单据列表进入单据界面。

2      用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需审核/反审核的单据。

3      点击〖审核〗/〖反审核〗按钮，系统将当前单据进行审核/反审核，并将当前操作员写入/取消表尾“审核人”。

4      审核/反审核完当前单据，再重复2-3步骤，直至所有需要审核/反审核的单据审核/反审核完毕。

• 在单据列表界面选择要审核/反审核的单据

1      进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。

2      点击〖查询〗按钮，输入查询条件，缩小需要审核/反审核单据的范围。

3      将光标移到要审核/反审核的单据，双击进入该单据，之后的操作说明见上。

• 批量审核/反审核

1      进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。

2      点击〖查询〗按钮，输入查询条件，缩小需要审核/反审核单据的范围。

3      勾选需要审核/反审核的单据，点击单据列表工具栏的〖审核〗/〖反审核〗按钮。

4      也可以点击〖审核所有页〗/〖反审核所有页〗对所查询的单据进行全部处理。

【注意事项】

• 审核后没有数据修改功能，如果发现单据的数据有错误的话，可以先进行修改，修改后再作审核。
• 已审核的单据不能再修改、删除，不能再审核。
• 审核后的单据为有效单据，可以被其它单据或其它系统参照、使用。
• 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，如已生成凭证，已使用的单据不可反审核。单据只能整张审核/反审核，不可拆单。

8格式

格式设置可以根据需要进行布局排版，使用户使用起来更加得心应手。

【菜单路径】

各种单据菜单－单据工具栏〖操作〗－〖格式〗按钮。

【操作说明】

• 点击〖格式〗按钮，系统显示格式设置窗口，如下图所示：

图7-1      格式界面

• 在左侧目录选择需要进行设置的区域，如表头、明细或表尾，将光标移至右边显示的项目上

1      点击“显示名称”，可对名称进行重命名。

2      点击 “显示”栏目，勾选则显示，否则不显示。

3      点击“默认值”，可对具体项目设置默认显示的值，新增单据时，该默认值自动带出。

4      并用鼠标单击〖上移〗、〖下移〗、〖最上〗、〖最下〗按钮，调整此项目在单据中显示的位置。

5      全部设置后，按〖保存〗按钮，系统立即按用户设置的项目显示相应界面。

6      如果需要恢复到系统预置的样式，点击〖恢复默认〗，保存，即可重置。